Organizar uma convenção de vendas é um desafio para qualquer gerência comercial. Diante do peso que é montar um evento desses, a maioria dos gestores prefere terceirizar o trabalho, conferindo a palestrantes profissionais a responsabilidade de extrair da equipe de vendas os resultados esperados pela organização.

Não há dúvida que a contribuição externa é essencial, mas delegar todo o processo poderá se revelar um grande equívoco. Palestras motivacionais, engraçadas, “show”, não substituem a apresentação de ferramentas estratégicas e táticas da gerência comercial para conquista de mercados.

A organização de uma convenção de vendas requer um detalhamento minucioso de tudo que será apresentado. Uma dica indispensável é a elaboração de diversos “check-lists” com todas as providências a serem tomadas. Veja os check-lists mais importantes:

- Providências necessárias para convenção

- Materiais necessários

- O que os convidados devem trazer na bagagem  para convenção

O primeiro e segundo check-list demandam, também, a colocação de nomes de responsáveis por cada atividade e prazo limite. Gestores de vendas devem utilizar ferramentas de gestão de projetos para fazer o acompanhamento dos prazos das atividades, as interdependências entre elas e as conclusões de cada uma.

O terceiro check-list deve ser enviado para todos que serão convidados para convenção (equipe de vendas, colaboradores, outros convidados), indicando o que deverá trazer em sua bagagem. Muitos se esquecem de coisas simples e corriqueiras, como uma escova de dentes. O check-list também dará o tom do evento, quanto a formalidade dos trajes, de comportamento desejado e das programações de lazer associadas.

Além do check-list vem o grande desafio que é a elaboração do roteiro do evento. Essa ferramenta é o coração de todo o trabalho, porque irá guiar todo o período de convenção. Aconselho que os gestores dediquem um bom tempo para sua construção, e, também, sejam seus autores. Esse guia do evento é seu “controle remoto” dos dias de convenção.

A melhor forma de roteirizar é o uso de uma estrutura simples, separadas em colunas que designa os temas, recursos instrucionais, tempo previsto, facilitador por tema e um breve resumo do desenvolvimento esperado. Um roteiro deve contemplar os dez requisitos essenciais de uma grande convenção:

1. Despertar da atenção: um inicio envolvente, planejado com um misto de música, participação de todos e salva de aplausos iniciais

2. Dinâmica de integração: estruture formas das pessoas se conhecerem, seja por dinâmicas, se o número comportar, ou por crachás criativos, que promovam intercâmbio profissional e troca de experiências

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