Organizar uma convenção de vendas é um desafio para qualquer gerência comercial. Diante do peso que é montar um evento desses, a maioria dos gestores prefere terceirizar o trabalho, conferindo a palestrantes profissionais a responsabilidade de extrair da equipe de vendas os resultados esperados pela organização.

Não há dúvida que a contribuição externa é essencial, mas delegar todo o processo poderá se revelar um grande equívoco. Palestras motivacionais, engraçadas, “show”, não substituem a apresentação de ferramentas estratégicas e táticas da gerência comercial para conquista de mercados.

A organização de uma convenção de vendas requer um detalhamento minucioso de tudo que será apresentado. Uma dica indispensável é a elaboração de diversos “check-lists” com todas as providências a serem tomadas. Veja os check-lists mais importantes:

- Providências necessárias para convenção

- Materiais necessários

- O que os convidados devem trazer na bagagem  para convenção

O primeiro e segundo check-list demandam, também, a colocação de nomes de responsáveis por cada atividade e prazo limite. Gestores de vendas devem utilizar ferramentas de gestão de projetos para fazer o acompanhamento dos prazos das atividades, as interdependências entre elas e as conclusões de cada uma.

O terceiro check-list deve ser enviado para todos que serão convidados para convenção (equipe de vendas, colaboradores, outros convidados), indicando o que deverá trazer em sua bagagem. Muitos se esquecem de coisas simples e corriqueiras, como uma escova de dentes. O check-list também dará o tom do evento, quanto a formalidade dos trajes, de comportamento desejado e das programações de lazer associadas.

Além do check-list vem o grande desafio que é a elaboração do roteiro do evento. Essa ferramenta é o coração de todo o trabalho, porque irá guiar todo o período de convenção. Aconselho que os gestores dediquem um bom tempo para sua construção, e, também, sejam seus autores. Esse guia do evento é seu “controle remoto” dos dias de convenção.

A melhor forma de roteirizar é o uso de uma estrutura simples, separadas em colunas que designa os temas, recursos instrucionais, tempo previsto, facilitador por tema e um breve resumo do desenvolvimento esperado. Um roteiro deve contemplar os dez requisitos essenciais de uma grande convenção:

1. Despertar da atenção: um inicio envolvente, planejado com um misto de música, participação de todos e salva de aplausos iniciais

2. Dinâmica de integração: estruture formas das pessoas se conhecerem, seja por dinâmicas, se o número comportar, ou por crachás criativos, que promovam intercâmbio profissional e troca de experiências

3. Lançamento de novos produtos: nenhuma convenção será bem sucedida se não tiver nada de novo a apresentar. Se a empresa não tem um novo produto, deverá ter um novo serviço, ou uma nova embalagem. Se não tiver nada de novo, se nada mudou, não faça a convenção de vendas.

4. Estratégias para conquistar mercados: o Gestor de Vendas deverá ser o facilitador desse tema. Apresentar novas estratégias ou reapresentar as existentes é essencial para aglutinar a equipe em torno de uma linguagem, de um caminho. Utilize exemplos claros, analogias, linguagem figurada. Detalhe as estratégias, exercite-as, dinamize-as,  ainda que lhe pareçam muito óbvias e compreendidas.

5. Coffee breaks cronometrados: cumpra toda sua programação, em especial os horários de inicio e término dos coffee breaks. Deixe em sua programação o tempo necessário não apenas para tomar café e comer um biscoito, mas o suficiente para gerar trocas de experiências. Toda sua equipe cresce com o intercâmbio profissional.

6. Tempo para participações e testemunhos: sua convenção não terá sucesso se for um monólogo. Espaços planejados para participação, onde testemunhos e contribuições positivas estejam planejadas ampliam a credibilidade da gerência comercial e da organização.

7. Alterne as emoções: lembre-se de “mexer com emocional das pessoas”. Há inúmeras formas de alterar humores com música, discursos, imagens, filmes, dentre inúmeros outros recursos. Importante é que você dê o tom certo a cada tema explorado. Nunca faça uma convenção só com “alto astral permanente” e nem com “incessante clima de cobrança”.

8. Modere as palestras motivacionais: muitas convenções hoje são movidas a palestras motivacionais. São importantes, mas raramente trazem conteúdo suficiente para ser aplicado no trabalho da equipe de vendas. Reserve, no máximo, 30% do tempo para essas palestras. No restante do tempo tenha enfoque nos demais itens elencados nesses requisitos essenciais.

9. Metas e campanhas: toda convenção de vendas apresenta metas a serem alcançadas. Dependendo da cultura organizacional podem ser apresentadas metas individuais e globais da empresa. Outras restringem às individuais.Nunca deixe de mostrar e cobrar metas, associada a um bom plano de premiações ou marketing de incentivo se forem alcançadas.

10. Convenção precisa de lazer: quem vai a uma convenção espera encontrar momentos de lazer. É algo implícito e que não pode ser desprezado, pois tem um elemento de coesão e integração que completa o esforço de transformar “grupos de vendedores” em “times de sucesso”. Em sua convenção é fundamental planejar o lazer, de acordo com as condições de local, de recursos disponíveis e restrições culturais  da empresa.

Utilize bem essas dicas e tenha grande sucesso em sua convenção.