Como tem aflorado perguntas acerca da organização de uma Convenção de Vendas, volto a destacar um dos pontos essenciais: o planejamento do evento.

Assim como qualquer atividade empresarial, a convenção demanda planejamento e organização. Detalhes pequenos não podem ser esquecidos, e como já afirmei no artigo anterior, é essencial o uso de check-lists, onde se coloca tudo que deverá ser providenciado.

Algo que ajuda bastante na organização do evento é a montagem de uma planilha com a organização lógica do evento, prevendo cada momento, intervalos e atrações.

O Facilitador do evento deverá trabalhar o tempo todo com essa planilha, assegurando que os horários e os objetivos sejam cumpridos.

É fundamental que o planejamento seja realista. Não adianta prever tempos menores que o necessário. Vejam o recente exemplo de um evento, o SWU, onde reservaram 30 minutos para a banda Ultraje a Rigor, e logo após a atração do Peter Gabriel. Acabou acontecendo discussão e bate-boca entre os mesmos, tornando-se notícia na mídia.

Imagine que seu principal convidado, e maior atração do evento tenha que espera horas de atraso por uma programação mal feita. Trabalhe com a realidade, não acredite em milagres do tempo.

E, antes do evento acontecer, assegure-se que todo material audiovisual, incluindo os famosos arquivos powerpoint, vídeos, e outros recursos eletrônicos estejam todos alocados antecipadamente, em um único computador ou notebook, já que ninguém gosta de ficar assistindo à troca de equipamentos durante o evento.