Assim como qualquer atividade empresarial, a convenção demanda planejamento e organização. Detalhes pequenos não podem ser esquecidos, e como já afirmei no artigo anterior, é essencial o uso de check-lists, onde se coloca tudo que deverá ser providenciado.

Algo que ajuda bastante na organização do evento é a montagem de uma planilha com a organização lógica do evento, prevendo cada momento, intervalos e atrações.

O Facilitador do evento deverá trabalhar o tempo todo com essa planilha, assegurando que os horários e os objetivos sejam cumpridos.

É fundamental que o planejamento seja realista. Não adianta prever tempos menores que o necessário. Vejam o recente exemplo de um evento, o SWU, onde reservaram 30 minutos para a banda Ultraje a Rigor, e logo após a atração do Peter Gabriel. Acabou acontecendo discussão e bate-boca entre os mesmos, tornando-se notícia na mídia.

Imagine que seu principal convidado, e maior atração do evento tenha que espera horas de atraso por uma programação mal feita. Trabalhe com a realidade, não acredite em milagres do tempo.

E, antes do evento acontecer, assegure-se que todo material audiovisual, incluindo os famosos arquivos powerpoint, vídeos, e outros recursos eletrônicos estejam todos alocados antecipadamente, em um único computador ou notebook, já que ninguém gosta de ficar assistindo à troca de equipamentos durante o evento.

Não há dúvida que a contribuição externa é essencial, mas delegar todo o processo poderá se revelar um grande equívoco. Palestras motivacionais, engraçadas, “show”, não substituem a apresentação de ferramentas estratégicas e táticas da gerência comercial para conquista de mercados.

A organização de uma convenção de vendas requer um detalhamento minucioso de tudo que será apresentado. Uma dica indispensável é a elaboração de diversos “check-lists” com todas as providências a serem tomadas. Veja os check-lists mais importantes:

- Providências necessárias para convenção

- Materiais necessários

- O que os convidados devem trazer na bagagem  para convenção

O primeiro e segundo check-list demandam, também, a colocação de nomes de responsáveis por cada atividade e prazo limite. Gestores de vendas devem utilizar ferramentas de gestão de projetos para fazer o acompanhamento dos prazos das atividades, as interdependências entre elas e as conclusões de cada uma.

O terceiro check-list deve ser enviado para todos que serão convidados para convenção (equipe de vendas, colaboradores, outros convidados), indicando o que deverá trazer em sua bagagem. Muitos se esquecem de coisas simples e corriqueiras, como uma escova de dentes. O check-list também dará o tom do evento, quanto a formalidade dos trajes, de comportamento desejado e das programações de lazer associadas.

Além do check-list vem o grande desafio que é a elaboração do roteiro do evento. Essa ferramenta é o coração de todo o trabalho, porque irá guiar todo o período de convenção. Aconselho que os gestores dediquem um bom tempo para sua construção, e, também, sejam seus autores. Esse guia do evento é seu “controle remoto” dos dias de convenção.

A melhor forma de roteirizar é o uso de uma estrutura simples, separadas em colunas que designa os temas, recursos instrucionais, tempo previsto, facilitador por tema e um breve resumo do desenvolvimento esperado. Um roteiro deve contemplar os dez requisitos essenciais de uma grande convenção:

1. Despertar da atenção: um inicio envolvente, planejado com um misto de música, participação de todos e salva de aplausos iniciais

2. Dinâmica de integração: estruture formas das pessoas se conhecerem, seja por dinâmicas, se o número comportar, ou por crachás criativos, que promovam intercâmbio profissional e troca de experiências

3. Lançamento de novos produtos: nenhuma convenção será bem sucedida se não tiver nada de novo a apresentar. Se a empresa não tem um novo produto, deverá ter um novo serviço, ou uma nova embalagem. Se não tiver nada de novo, se nada mudou, não faça a convenção de vendas.

4. Estratégias para conquistar mercados: o Gestor de Vendas deverá ser o facilitador desse tema. Apresentar novas estratégias ou reapresentar as existentes é essencial para aglutinar a equipe em torno de uma linguagem, de um caminho. Utilize exemplos claros, analogias, linguagem figurada. Detalhe as estratégias, exercite-as, dinamize-as,  ainda que lhe pareçam muito óbvias e compreendidas.

5. Coffee breaks cronometrados: cumpra toda sua programação, em especial os horários de inicio e término dos coffee breaks. Deixe em sua programação o tempo necessário não apenas para tomar café e comer um biscoito, mas o suficiente para gerar trocas de experiências. Toda sua equipe cresce com o intercâmbio profissional.

6. Tempo para participações e testemunhos: sua convenção não terá sucesso se for um monólogo. Espaços planejados para participação, onde testemunhos e contribuições positivas estejam planejadas ampliam a credibilidade da gerência comercial e da organização.

7. Alterne as emoções: lembre-se de “mexer com emocional das pessoas”. Há inúmeras formas de alterar humores com música, discursos, imagens, filmes, dentre inúmeros outros recursos. Importante é que você dê o tom certo a cada tema explorado. Nunca faça uma convenção só com “alto astral permanente” e nem com “incessante clima de cobrança”.

8. Modere as palestras motivacionais: muitas convenções hoje são movidas a palestras motivacionais. São importantes, mas raramente trazem conteúdo suficiente para ser aplicado no trabalho da equipe de vendas. Reserve, no máximo, 30% do tempo para essas palestras. No restante do tempo tenha enfoque nos demais itens elencados nesses requisitos essenciais.

9. Metas e campanhas: toda convenção de vendas apresenta metas a serem alcançadas. Dependendo da cultura organizacional podem ser apresentadas metas individuais e globais da empresa. Outras restringem às individuais.Nunca deixe de mostrar e cobrar metas, associada a um bom plano de premiações ou marketing de incentivo se forem alcançadas.

10. Convenção precisa de lazer: quem vai a uma convenção espera encontrar momentos de lazer. É algo implícito e que não pode ser desprezado, pois tem um elemento de coesão e integração que completa o esforço de transformar “grupos de vendedores” em “times de sucesso”. Em sua convenção é fundamental planejar o lazer, de acordo com as condições de local, de recursos disponíveis e restrições culturais  da empresa.

Utilize bem essas dicas e tenha grande sucesso em sua convenção.

Parece que terei que retornar meus textos de “Conexão Itaberá”, pois os apagões voltaram à ocupar os telejornais.Mais uma vez as autoridades buscam explicações estapafúrdias, tais como falha em um cartão magnético. “É mesmo, fui sacar um direito, houve um curto circuito e a luz apagou”, afirma um popular que não quis se identificar, na cidade de Santos.

Assim, Conexão Itaberá está de volta, pois nada como novos acontecimentos para provocar os insigths necessários.

Nesse, trataremos especificamente de equipes internas, muito comuns ao varejo, e às operações de televendas.

Enquanto as equipes externas enfrentam um conjunto de adversidades e de características mercadológicas que diferenciam o potencial da região que atuam, as equipes internas têm, em geral, condições de igualdade para alcançar objetivos.

Então, a formulação dos objetivos para essas equipes segue uma lógica um tanto diferente, pois, será muito mais consistente determinar objetivos comuns a todos.

Ao adotarmos a prática de objetivo individual unificado acabamos nos deparando com as diferenças de desempenho dos colaboradores já existentes. Na maioria dos casos há sempre um campeão destacado, e um “lanterna”, que independentemente do tempo de empresa, ocupa sempre a última colocação no ranking de vendas.

Nossa proposta  preconiza que não podemos ter nenhum dos dois em equipes internas. Precisamos equalizar objetivos, de forma a fazer com que todos o alcancem. Demonstrar que, em igualdade de condições, todos podem, e devem, ser talentos da empresa.

Seguimos a lógica de “dream teams”, onde, ao invés de um astro, buscamos a formação de uma constelação.

Para que esse programa, de objetivo unificado, funcione você precisa de alguns passos:

1. Determine objetivos alcançáveis, representando um desafio pequeno nas primeiras edições de metas.
2. Dê subsídios de acompanhamento ao vendedor, oferecendo a possibilidade de acompanhar diariamente seu desempenho, através de diversos indicadores: vendas totais, positivação, mix de produtos, ticket médio, tendência,  dentre tantos outros.
3. Realize, ao menos, uma entrevista semanal com cada vendedor, dedicando, no mínimo, 15 minutos para reflexão sobre o desempenho.
4. Nessa entrevista, passe orientações e dicas de como chegar lá. Divida com cada um o resultado da equipe, demonstrando as metas são alcançáveis.
5. Cobre os resultados constantemente e aumente o desafio, de forma bem homeopática. Traga a equipe junta – faça a constelação.

Certamente você enfrentará críticas, pois a meta individual unificada levará a certos desequilíbrios, tais como ficar fácil demais para alguns, e visivelmente longe para outros.

Mas é possível administrar isso, através de técnicas adequadas de gerenciamento de equipes, motivação, e orientação.

No conjunto essa técnica tem a mesma base conceitual do trabalho com as equipes externas, que denominamos “içamento”.

O içamento consiste em trazer todos para um patamar desejar, ou seja, içar cada membro de sua equipe para o que se espera.

Talvez você tenha que fazer alguns esperarem os demais serem içados, e, por isso, utilize-os como elementos motivadores daqueles que precisam chegar lá.

Durante esses anos como consultor e como gestor de equipes de vendas tenho reunido informações e experiências que permitem identificar alguns fatores chaves para alcançar êxito nesse desafio.

Essencialmente percebo que há diferenças na metodologia para obter resultados de equipes de vendas internas e externas. Porém há uma variável comum a ambos os tipos de equipes, e indispensável em qualquer estratégia estabelecida: o vínculo de confiança.

Nenhum programa motivacional, de incentivo ou de metas e prêmios alcançará resultados expressivos se o gestor de vendas não conquistar o respeito, a confiança e até mesmo a admiração de seus subordinados.

Tenho acompanhado e buscado corrigir um dos maiores equívocos na gestão de vendas que é o uso do “medo” como instrumento motivacional.

O efeito da ameaça e até de coerções é um componente transitório que alcança resultados de curto prazo, mas que subtraem da organização a possibilidade de crescimento sustentável de longo prazo. Curiosamente esse comentário se aplica também às nações do mundo todo. Observe os países com ditadores ou “pseudo-democratas” – existe um “frisson” de crescimento inicial, mas em pouco tempo, é substituído pelo retorno ao passado, com números que claramente demonstram uma trajetória descendente.

Bem, além desse componente indispensável, a ambos os casos, temos as variáveis específicas para cada tipo de equipe.  As diferenças estão, essencialmente, concentradas na forma como se estabelecem os objetivos e como capacitamos os profissionais a alcançá-los. Nesse artigo vamos nos concentrar nas equipes externas.

Equipes externas demandam elaboração de objetivos alcançáveis e crescimento paulatino dos números exigidos. Mais importante é começar a viabilizar a um grande número de seus vendedores alcançarem os números, e, pelo exemplo, içar os demais para os objetivos. Depois disso é só ir elevando os objetivos e conduzindo a equipe para os novos patamares.

Outra atenção especial deve ser dada às reuniões de vendas ou convenções. Ao invés de consumir energia com excesso de críticas, análises de desempenho e “palestras engraçadinhas”, o encontro deveria ser pautado por instrumentalização.

O vocábulo instrumentalização está empregado aqui no sentido literal, ou seja oferecer instrumentos para sua equipe. Vendedores são pessoas que têm habilidade em se relacionar, têm fluência de argumentos e gostam de liberdade e desafios. Porém, salvo em raros casos, são profissionais com poucas estratégias. Assim, cabe ao gestor de vendas oferecer esses recursos, ou seja, apresentar ideias e recursos que possam ser aplicados na conquista de clientes e mercados.

Efetivamente o gestor de vendas assume o papel de um “treinador”, e assim como nos esportes, não basta realizar uma aula expositiva. É preciso por o time para vivenciar, para experimentar, para, exaustivamente, utilizar e assimilar as estratégias oferecidas.

Finalmente equipes externas precisam de coesão, espelhamento e esforços mútuos. Isso não é fácil de obter, pois, em geral, equipes externas estão espalhadas e têm pouco contato.

A forma de conseguir isso está na fixação de objetivos, vinculando resultados individuais a resultados gerais. Assim, jamais fixo metas individuais, sem que os vendedores conheçam e entendam as metas gerais da empresa.

Para estimular a equipe a buscar a coesão, através de uma cobrança mútua, os prêmios das campanhas de incentivo são dividid

os em duas categorias: prêmios pouco relevantes para vendedores que alcançam a meta, sem a empresa atingir seus objetivos ou, prêmios muito atraentes para vendedores que alcançam suas metas, quando a empresa também alcança.

As propostas aqui apresentadas já foram aplicadas e alcançaram elevado êxito em inúmeras organizações, de diferentes portes, ao longo dos últimos dez anos.

Pensar sobre os nossos próximos 15 anos é um desafio, afinal, é quase impossível prever as inovações tecnológicas que virão e como elas mudarão nossas vidas.

Mas, exercitar a mente, e se preparar para os próximos anos de nossas vidas é, também, uma emocionante aventura.

Apresento alguns números que irão animar nosso debate sobre o assunto, que acontecerá no próximo dia 05 de agosto, no auditório da Faculdade PIO XII, a partir das 19 horas:

- Segundo a IBM o nosso conhecimento atual dobra a cada 72 horas

- Estudos do Banco Goldman Sachs apontam que o Brasil será a 4a economia mundial até 2050

- A população do ES é estimada em 3.487.199hab (fonte: IBGE, 2007)

- O PIB total é de 69,5 bilhões (fonte: MACRO/CEE-ISJN, 2009), colocando entre os 10 maiores estados do país

- Vitória é a capital com a maior renda per capita do país

- O Espírito Santo foi o Estado que “estreou” a exploração da camada de pré-sal, iniciando uma nova era do petróleo no país

- Investimentos monumentais estão previstos pela Petrobrás, Vale e outros grupos, com expansão das atividades de petróleo, siderurgia e agronegócios.

- O PIB brasileiro deve crescer acima dos 7% esse ano, e o ES vem, sistematicamente, apresentando um crescimento ainda superior aos indicadores nacionais.

Bem, sempre há números muito positivos, mas há que se lembrar que também há muitos desafios. O ES ainda tem um índice de analfabetismo de 10,6% da população, existem desigualdades regionais, e a maior parte do desenvolvimento está concentrado na região litorânea.

Muito há que ser feito, e principalmente ser debatido.

Numa iniciativa do Governo do Estado, e com o patrocínio da Petrobrás, o documento “Espírito Santo 2025″, disponível no site http://www.espiritosanto2025.com.br/, precisa ser revisitado e discutido com toda sociedade.

É função do Ensino Superior promover a análise, o debate e a discussão sobre nossa sociedade, oportunidades e desafios, construindo as bases para as transformações que poderão propiciar um futuro melhor.

Participe desse processo, comparecendo ao nosso Painel, no próximo dia 05 de agosto, ou deixando seu comentário nesse post.

Aliás, há muito, pois já leciono há longos e animados 18 anos, sempre relembro que o espaço universitário não é só busca de conhecimento e “caçada” de um título superior. É, principalmente, o lugar onde sua rede de relacionamentos pode crescer exponencialmente, e, suas oportunidades de vida se multiplicarem.

Por isso, a todos que agora iniciam o semestre 2010/2 quero que pensem sobre isso cada vez que imaginarem “matar” uma aula. Cada dia a menos na faculdade, é um dia a menos para fazer sua rede trabalhar para você.

Bom, como esse é um post universitário, nada como acrescer uma nomenclatura mais técnica ao assunto: estamos falando de NETWORKING.

O estudo do networking está no campo do marketing pessoal. Um tema cada dia mais explorado, que rendeu à Editora Abril a criação de uma revista específica do tema: VOCÊ S.A.

Se você deseja saber bem mais sobre o assunto, li um bom artigo no site “Administradores”, que mostra a importância do networking.

Anote ai o link:

http://administradores.com.br/informe-se/carreira-e-rh/25-dicas-para-se-dar-bem-na-carreira/35636/

Desafios, dificuldades e conquistas. Momentos de descontração e de tensão. Júbilo e decepções.

Bem vindos ao universo acadêmico, tudo é assim mesmo, como é a vida profissional também. Por isso digo que precisamos viver tudo aqui dentro, pois,  se algo der errado, ainda temos a recuperação, a prova final, e, na pior hipótese, a possibilidade de repetir a disciplina.

Mas na vida não é assim, tudo é mais complexo, mais difícil, e raramente existem chances de reparação. O que acontecer será um fato permanente, e não haverá revisão do resultado.

Então, espero que nesse curto período vivido, e todos os acontecimentos dele, tenham sido para vocês, de fato, uma grande experiência de aprendizado.

Saibam que, para um professor, às vezes é mesmo difícil ser duro com os alunos, de alterar o próprio comportamento e tratamento voluntariamente, no objetivo de propiciar um experiência vivencial completa.

O ganho, para o professor, é que, a cada dia, acumula também mais conhecimento e habilidades, e assim, junto com vocês, torna-se o mestre um aluno.

Guardem bem as lições de gestão, pois o mercado é mesmo exigente, quer mais de nós a cada dia. Pensamos, um dia, que as incríveis novas tecnologias nós dariam mais qualidade de vida, e mais tempo para lazer, porém, o que tem acontecido, é que elas potencializaram nossa capacidade de trabalho, e empresas e mercado passaram a nos exigir o seu uso.

Então futuros gestores, administradores e contabilistas, tenham grande sucesso nessa nova empreitada.

Ficarei em grande expectativa de reencontrá-los muito em breve, seja no ambiente acadêmico, ou de trabalho.

Para fechar vou deixar um vídeo, com algumas mensagens para reflexão. Não são mensagens sobre administração, mas valem para uma vida.

Sucesso a todos!!!